Pourquoi faire un inventaire physique des immobilisations ?

Pourquoi faire un inventaire physique des immobilisations ?

C’est une obligation légale !

« La valeur des éléments actifs et passifs de l’entreprise doivent faire l’objet d’un inventaire au moins une fois par exercice ».

Ceci regroupe l’ensemble du patrimoine de la société. Par conséquent l’inventaire physique annuel porte sur les stocks de marchandises, mais aussi sur les immobilisations.

Si l’inventaire des stocks de marchandises est une action gérée et maitrisée par des équipes compétentes, ce n’est pas le cas pour l’inventaire physique des immobilisations.

Pour ce faire, il est nécessaire de monter un projet, une équipe et appliquer, suivre une méthodologie rigoureuse pour la tenue de l’inventaire physique des immobilisations.

L’expérience prouve que dans la quasi-totalité des cas, il n’y a aucune concordance entre les états comptables et les états d’inventaires physiques. Ceci étant dû à une difficulté de communication entre les services opérationnels et les services comptables.

D’un côté le service comptable va enregistrer des factures d’achats et les intégrer dans la gestion des immobilisations. Généralement il s’agit de grosses masses sans aucuns détails. Il est donc impossible de faire un rapprochement entre les immobilisations et la réalité du terrain.

De l’autre côté, les Moyens Généraux vont gérer des équipements d’une façon opérationnelle. Chacun des équipements est identifié de façon individuelle. Ils répondent donc aux besoins de leurs clients internes qu’ils doivent satisfaire.

Ce besoin peut être par exemple de fournir pour un nouveau collaborateur intégrant l’entreprise, un emplacement physique (bureau), un poste de travail administratif comportant des mobiliers de bureau, téléphonie, informatique. Il convient donc de connaitre l’état détaillé du parc de l’entreprise, ce qui est utilisé, ce qui est en stock et ce qui est déprécié ou à mettre au rebus.

La difficulté étant de gérer ce parc au quotidien et de fournir au service comptable un état des stocks d’immobilisations fiable et conforme à la réalité.

Souvent les entreprises se voient imposer par leur commissaire aux comptes la réalisation d’un inventaire physique des immobilisations.

Si vous ne disposez pas d’un logiciel de gestion de parc ou d’un fichier Excel recensant les équipements, l’opération va être complexe car il va falloir faire un gros travail de préparation.

Également si c’est un inventaire physique ponctuel, il y a de fortes chances que dés l’année suivante, cet inventaire ne soit plus d’actualité. C’est bien dommage car si l’on considère le temps passé, l’énergie dépensée et les coûts correspondants, cela ressemble à une opération stérile qui n’aura d’autre but de dépenser de l’argent pour répondre aux exigences des commissaires aux comptes.

C’est là que les logiciels de Gestion de Parc bien mobiliers et d’inventaire physique et inventaire matériel entrent en ligne de compte.

Une façon simple et efficace de répondre à cette problématique et de la rendre pérenne dans le temps est d’utiliser un logiciel dédié.

Inventaire physique
Inventaire physique

Déroulement de l’inventaire physique

Comment se déroule un inventaire physique des équipements avec notre logiciel de gestion du patrimoine mobilier Simplydesk?

Fruit de plus de 27 ans d’expérience, notre méthodologie repose sur quatre phases :

Phase 1 : Audit, préparation de l’inventaire physique

L’objectif étant de préparer et de collationner l’ensemble des données nécessaires à la réalisation de l’inventaire physique.

– Paramétrage de l’organisation :

  • Déterminer les sites, bâtiments, étages, bureaux à inventorier
  • Fichier des Services, Utilisateurs
  • Notion de poste de travail

– Etablir une nomenclature de biens :

  • Création des catégories, familles, sous familles
  • Création d’un catalogue de biens ainsi que des éléments techniques à prendre en compte

– Définir les biens à inventorier ou à exclure

– Mise en place d’une charte de pose des étiquettes (favorise le contrôle d’inventaire)

– Définir l’intitulé de l’état des biens (bon, moyen, mauvais)

– Annonce de vos impératifs (horaire, passe-droit…)

Phase 2 : L’inventaire physique

– Paramétrage personnalisé du device d’inventaire (Smartphone standard, PDA lecteure code-barres ou tags RFID)

– Pose des étiquettes code-barres/RFID

– Sauvegarde au fur et à mesure des données

Exemple de scénario classique : (selon les critères prédéfinis)

–  Au sein du PDA, se positionner sur un site, un étage et une pièce

–  Ensuite sélectionner l’utilisateur concerné (ou le poste de travail)

–  Entrer dans le PDA les informations prédéfinies en fonction du type de bien (état, taille, couleur, matière, type…)

– Coller l’étiquette sur le bien concerné

– Enregistrer et passer à un autre équipement

Phase 3 : Transfert des données d’inventaire physique dans SimplyDesk

–  Récupération des données des PDA

–  Importation vers le logiciel SimplyDesk Gestion de parc

–  Analyse des résultats pour vérification des données et conformité avec votre demande.

Phase 4 : La formation

– Formation au logiciel

– Formation aux lecteurs codes-barres

– Formation sur la procédure d’inventaire

Rapprochement physico-comptable de L’inventaire physique

Concernant la dernière étape le rapprochement physico-comptable, il conviendra d’enrichir le fichier comptable des immobilisations pour pouvoir le comparer avec les données de l’inventaire des équipements.

L’enrichissement du fichier comptable consiste à rajouter au fichier comptable autant d’informations que possible. En effet, il convient de récupérer l’ensemble des données disponibles en interne et les ajouter au fichier comptable. Exemple : Souvent en comptabilité on ne va pas mentionner une couleur. Cependant, cette information est pertinente lors du rapprochement.

Ces travaux, devront être menés suivant un programme de travail adapté à chaque catégorie d’immobilisations. Le fichier comptable fait alors l’objet d’un enrichissement horizontal et vertical.

Horizontal : Séparer une ligne comptable en autant de composante que de ligne d’immobilisation. Exemple : Pour une ligne « achat mobilier salle de réunion », il faut la répartir en autant de ligne que d’éléments identifiables.

Vertical : Ajouter des informations qui faciliteront le rapprochement (couleur, marque, Numéro identification,)

Rapprochement du fichier comptable avec le résultat de l’inventaire physique

La phase suivante consiste dans le rapprochement des deux fichiers. L’équipe se servira du couple [Numéro d’étiquette / Numéro d’immobilisation] pour procéder au rapprochement.

Cependant, il est nécessaire de traiter les distorsions entre les deux fichiers avant de lancer le rapprochement.

De plus, l’entreprise doit isoler les immobilisations qui n’ont pas fait l’objet d’inventaire. Ces derniers doivent recevoir un traitement spécifique.

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