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Les Réservations IT idéales d’équipements et salles:
Planifiez et Optimisez les réservations IT de vos ressources en toute simplicité
Planifiez et optimisez vos ressources d’entreprise en toute simplicité : Le module de réservations IT SimplyDesk transforme la gestion des équipements et des espaces de travail en une expérience fluide et automatisée. Il élimine les conflits de planning, facilite les validations et offre une visibilité complète sur l’utilisation de vos ressources.
Qu’est-ce que la gestion des réservations ?
Le module de réservations IT SimplyDesk permet de planifier la mise à disposition de ressources matérielles ou immatérielles (salles, équipements, véhicules…) tout en étant connecté à la base de données du parc informatique. Chaque réservation est suivie, encadrée et documentée dans une interface simple et centralisée.
La Réservation
Déploiement Structuré en Deux Phases
Nos experts vous accompagnent pour configurer le module en parfaite adéquation avec vos processus internes et d’assurer une adoption rapide par vos équipes.
Phase 1 : Intégration Technique Immédiate
Vos équipements et salles sont automatiquement intégrés avec leurs caractéristiques et localisations.
Phase 2 : Configuration Organisationnelle
- Filtres par service et droits d’accès
- Rôles et workflows personnalisés
- Notifications adaptées
Les Avantages clés
module de Réservations
1- Paramétrage Organisationnel Simplifié
Connecté à vos bases ITAM (équipements) et de localisation (salles), le module exploite vos référentiels existants sans ressaisie. Vous filtrez simplement les ressources à rendre disponibles à la réservation, selon les services, types ou localisations souhaités.
2- Suppression des doublons
La visualisation en temps réel empêche les conflits : seuls les créneaux réellement disponibles sont affichés. Vos équipes réservent en toute confiance.
3- Processus Métier Configurables
Définissez les rôles et circuits de validation selon vos pratiques :
- Approbateurs par catalogue
- Rôles de livreurs et réceptionnistes
- Workflows de retour et signalement d’anomalies
Pilotage et Supervision
Suivi Centralisé des Réservations
Depuis un tableau de bord unique, les gestionnaires accèdent à toutes les informations utiles sur les réservations en cours :
- Demandes en attente de confirmation
- A livrer aujourd’hui
- A réceptionner aujourd’hui
- En possession du demandeur
Cette vue d’ensemble facilite la gestion opérationnelle au quotidien et permet de réagir rapidement en cas de besoin.
Gestion des Anomalies et Retards
Le système signale automatiquement les cas particuliers :
- Équipements non rendus
- Retards sur les retours
- Réservations annulées
- Non livrées (livraison en retard)
Des alertes sont générées pour les responsables concernés afin d’assurer un suivi rapide et efficace.
Fonctionnalités Clés
de la réservation d’Équipements
1-
Panier de Réservation Multi-Ressources
Réservez plusieurs ressources en une seule demande : une salle, un vidéoprojecteur et un ordinateur peuvent être associés dans un panier cohérent, validé globalement.
2-
Catalogue adapté à chaque utilisateur
Chaque utilisateur accède à un catalogue adapté à ses droits.
3-
Validation Globale et Disponibilité Assurée
Une seule validation est nécessaire par panier, garantissant la cohérence de l’ensemble et la disponibilité simultanée de toutes les ressources.
4-
Recherche par Mots-Clés dans le Catalogue
Une fois dans le catalogue, vos utilisateurs peuvent saisir des mots-clés pour filtrer instantanément les ressources disponibles. Cette recherche dynamique permet d’afficher uniquement les équipements ou salles correspondant à leurs besoins, pour une expérience plus rapide et ciblée.
Expérience Utilisateur Moderne
Recherche par Mots-Clés dans le Catalogue
Ajoutez des ressources à un panier, visualisez la sélection, validez en une étape. Une approche intuitive, familière et rapide à prendre en main.
Tableau de Bord Personnalisé
Chaque utilisateur suit ses réservations actives, l’historique, les statuts et les prochaines étapes dans un espace dédié.
Notifications Contextuelles
Le système envoie des alertes adaptées au contexte :
- Confirmations et instructions
- Rappels avant utilisation / retour
- Alertes de retard ou incident
- Notifications aux gestionnaires
Accessibilité Mobile
L’interface responsive permet des réservations depuis smartphones et tablettes.
Réservation pour un Tiers
Depuis le catalogue, les utilisateurs peuvent effectuer une réservation au nom d’un autre collaborateur. Cette fonctionnalité est idéale pour les assistants, les gestionnaires ou les équipes support qui planifient l’utilisation des ressources pour d’autres membres de l’organisation.
Vos réservations efficace
Transformez la Gestion de Vos Ressources
Le module de réservations IT SimplyDesk a déjà été adopté par des organisations qui cherchaient une solution simple à mettre en place et facile à prendre en main. Il permet une mise en service rapide, sans surcoûts cachés ni mobilisation excessive des équipes internes.
C’est un choix opérationnel pour les structures qui veulent rapidement fiabiliser leurs processus de réservation tout en gardant la maîtrise sur les rôles, les droits et les validations internes.
Demandez une démonstration personnalisée pour découvrir tout le potentiel du module de réservation SimplyDesk.
FAQ Réservation IT & mobilier
Peut-on réserver plusieurs ressources en une seule demande ?
Oui, SimplyDesk permet de constituer un panier multi-ressources : un utilisateur peut réserver en une seule fois une salle, un ordinateur et un vidéoprojecteur, avec une validation globale de l’ensemble.
Est-il possible de définir des droits d’accès différents selon les utilisateurs ?
Absolument. Le module est entièrement paramétrable selon les rôles, services ou localisations. Chaque utilisateur voit uniquement les ressources qu’il est autorisé à réserver.
Comment éviter les conflits de réservation ou les doublons ?
Le système affiche uniquement les créneaux disponibles en temps réel. Il est donc impossible de réserver une ressource déjà occupée ou en cours de traitement.
Peut-on réserver pour un autre collaborateur ?
Oui, la réservation pour un tiers est prévue. Cette fonctionnalité est très utile pour les assistants, les équipes support ou les gestionnaires qui planifient l’utilisation des ressources pour d’autres membres.
Que se passe-t-il en cas de retard ou d’équipement non retourné ?
Des alertes automatiques sont envoyées aux gestionnaires en cas de :
- non-retour,
- retard sur le planning,
- annulation ou incident signalé.
Cela permet un suivi rigoureux et une réactivité immédiate.
Intégration avec d’Autres Fonctionnalités
Explorez davantage en découvrant les fonctionnalités essentielles de notre logiciel SimplyDesk :
