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Achats,
Stocks et
Budgets
Gérez vos achats, vos stocks et vos budgets sans stress, en toute simplicité.
Maîtrisez l’ensemble de vos processus d’achats, de gestion des stocks et de suivi budgétaire avec un seul outil intégré. Le module Achats Stocks Budgets de SimplyDesk vous offre une solution simple, fluide et centralisée pour gérer vos approvisionnements, vos ressources matérielles et vos dépenses, en temps réel. Gagnez en efficacité, réduisez les erreurs et prenez des décisions éclairées grâce à une traçabilité complète et une interface intuitive.
Qu’est-ce que le module achats-stocks-budgets ?
Le module “Achats, Stocks et Budgets” de SimplyDesk vous aide à centraliser et automatiser les processus liés à vos approvisionnements, vos ressources, et vos prévisions financières. Une seule interface pour suivre l’ensemble du cycle d’achat, gérer les entrées et sorties de stock, et maîtriser les budgets engagés. Ce module vous permet de suivre chaque étape, depuis la demande d’achat jusqu’à la réception du produit et son enregistrement en stock. Vous bénéficiez ainsi d’une traçabilité totale, sans perdre de temps dans les tâches administratives répétitives.
Un module avancé
Pour améliorer vos processus
SimplyDesk vous proposez une gestion unifiée pour vos achats, stocks et budgets
Achats simplifiés
- Automatisez vos processus d’achat.
- Créez, suivez et validez vos commandes en quelques clics. Le module vous aide à structurer vos demandes, gérer vos relations fournisseurs et garder une traçabilité complète du cycle d’achat.
- Gagnez du temps et évitez les erreurs dans vos approvisionnements.
Stocks maîtrisés
- Une visibilité en temps réel sur vos ressources.
- Visualisez précisément ce que vous avez en stock, ce qui a été consommé et ce qu’il reste, par site ou par catégorie. Des alertes automatiques vous préviennent dès qu’un seuil est atteint.
- Anticipez les ruptures et optimisez vos réapprovisionnements.
Budgets sous contrôle
- Suivez vos dépenses ligne par ligne
- Affectez des budgets par service, site ou société, et suivez les montants engagés et restants à chaque étape du processus.
- Maîtrisez vos coûts et facilitez le pilotage financier sans tableur.
Avantages clés
du module Achats-Stocks-Budgets
1- Un espace centralisé
Toutes vos données d’achats, de stock et de budget.
Regroupez vos données d’achats, de stocks, et de budgets au même endroit, pour une gestion simplifiée.
2- Un suivi en temps réel
A tout moment, vous savez où vous en êtes et pouvez
réagir rapidement
3- Des décisions plus simples
Vous identifiez facilement les écarts entre prévisions et réalisations, et pouvez détecter les leviers de croissance.
4- Une personnalisation totale
Vous adaptez les règles, seuils et vues selon votre
organisation et vos contraintes.
5- API externe
Une API est disponible pour connecter votre ERP, comptabilité ou tout autre outil métier, facilitant l’intégration dans votre environnement digital.
Le module est également compatible avec la gestion des contrats, des équipements et des licences SimplyDesk, centralisant ainsi toutes vos données importantes.
Fonctionnalités Clés de module achats, stocks et budgets
1-
Achats
Créez des commandes en quelques clics, avec un formulaire qui s’adapte à vos pratiques.
Choix du fournisseur, de la société, du site concerné, tout est pensé pour faciliter vos commandes.
Adresse de livraison, conditions de paiement, pièces jointes : tous ces éléments sont intégrés dans le formulaire.
Vous pouvez aussi lier chaque produit à un fournisseur précis avec ses tarifs et conditions, ce qui simplifie la gestion des relations fournisseurs.
Les utilisateurs n’ont accès qu’aux produits autorisés selon leur profil, réduisant les erreurs de saisie et améliorant la sécurité.
Par exemple, un utilisateur du service informatique ne verra que les articles liés à l’IT, et ne pourra commander qu’auprès des fournisseurs référencés, ce qui limite les risques d’erreur ou d’achats hors budget.
2-
Stocks
Le module stock vous permet de savoir, en temps réel, ce que vous avez en stock, ce qui a été utilisé, ce qu’il reste et où exactement. C’est un tableau de bord, conçu pour vous apporter une visibilité globale et personnalisable sur vos ressources.
Vous pouvez générer automatiquement des rapports d’activité en un seul clic, ce qui facilite la communication avec vos équipes et la prise de décisions.
Une alerte automatique se déclenche dès qu’un seuil minimal ou maximal est atteint, ce seuil est paramétrable en amont selon vos besoins spécifiques.
L’historique complet des mouvements de stock est conservé, vous permettant de retracer chaque opération, d’analyser les tendances et d’anticiper les besoins futurs.
3-
Budgets
Fini les tableurs externes ou les calculs manuels approximatifs. Ce module associe un budget à un service, un site ou une société, puis permet de suivre précisément :
- Le montant alloué initialement
- Le montant engagé, correspondant aux commandes en cours
- Le montant consommé, une fois la réception effectuée
- Le montant restant disponible pour de futurs achats
Chaque action liée à une commande ou un équipement impacte automatiquement le bon budget, avec un suivi en temps réel.
Cette gestion budgétaire rigoureuse vous aide à mieux maîtriser vos dépenses et à optimiser vos ressources.
FAQ Achats, Stocks et Budgets
Pourquoi opter pour ce module optionnel de SimplyDesk ?
Que vous soyez dans l’enseignement, le secteur public, l’industrie ou les services, le module
Achats Stocks Budgets est fait pour vous.
Grâce à sa structure multi-sites, multi-services et multi-budgets, il s’intègre facilement dans n’importe quel type d’organisation, quelle que soit sa taille ou sa complexité.
De plus, chaque utilisateur n’accède qu’aux données qui le concernent, ce qui renforce la
sécurité et la simplicité d’utilisation.
Le module Achats, Stocks et Budgets, est l’outil idéal pour reprendre le contrôle sur vos
ressources, vos dépenses et vos stocks.
Il s’adresse à toutes les structures qui souhaitent passer à une gestion plus rigoureuse,
rapide, et connectée à la réalité du terrain.
Puis-je associer plusieurs budgets à une même société ou à différents services ?
Oui, le module permet de créer des budgets par société, par site, ou par service. Vous pouvez suivre les montants alloués, engagés, consommés et restants en temps réel, pour une maîtrise totale.
Le module permet-il de générer des alertes sur les stocks faibles ?
Absolument. Vous pouvez configurer des seuils minimums et maximums. Dès qu’un seuil est atteint, une alerte est automatiquement déclenchée pour vous permettre d’anticiper vos réapprovisionnements.
Est-il possible de restreindre l’accès à certains produits ou budgets selon le profil utilisateur ?
Oui, SimplyDesk propose une gestion fine des droits utilisateurs. Chaque collaborateur ne voit que les produits, fournisseurs ou budgets qui lui sont autorisés, ce qui sécurise et simplifie la saisie.
Le module peut-il s’interfacer avec notre ERP ou logiciel comptable ?
Oui, une API est disponible pour faciliter l’intégration avec vos outils existants (ERP, logiciels de comptabilité, etc.), afin d’assurer une continuité digitale fluide dans votre écosystème.
Intégration avec d’Autres Fonctionnalités
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